1С Зарплата и управление персоналом 8: способы выплаты зарплаты

По завершению всех расчетов данного месяца расчетчик должен выгрузить данные в программу бухгалтерского учета. Эта операция выполняется обработкой «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу». Часто на этом этапе у расчетчиков возникают вопросы, на которые трудно самостоятельно найти ответ.

• Какие точно документы выгружаются в программу бухгалтерского учета. Об этом можно почитать прямо в справке к документу?
• Почему документы, указанные для выгрузки, не всегда попадают в бухгалтерскую программу?
• Как быть, если есть сотрудники на зарплатном проекте, есть сотрудники, которым надо перечислять зарплату на лицевые счета их банков. Кроме этого в организации могут быть сотрудники, которым зарплата выплачивается расходным кассовым ордером по ведомости, а другим индивидуальными расходными ордерами?
• Надо ли выгружать кассовые документы?
• А как выгрузить документы «Зарплата к выплате организаций», не выгружая платежных поручений и расходных кассовых ордеров?

Даже не очень подготовленные пользователи хорошо понимают, что перед выгрузкой необходимо выполнить все расчеты. А вот надо ли перед выгрузкой регистрировать выплату зарплаты не все могут ответить, что это совсем не обязательно. Хотя бы потому, что выплата зарплаты может задерживаться на неопределенное время.

• В программе 1С Зарплата и управление персоналом 8 зарплатные проводки формируются по начислениям и удержаниям. Регистрируются они документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете».
• В программе 1С Зарплата и управление персоналом 8 проводки на выплату заработной платы не регистрируются. Проводки по кассе или банку формируются только в программе 1С Бухгалтерия 8.
• Документы вида «Платежное поручение исходящее» и «Расходный кассовый ордер» обычно выгружаются в программу бухгалтерского учета. Но можно и не выгружать, а создать непосредственно в бухгалтерской программе.

1. Выгрузка данных бухгалтерскую программу

На рисунке показана формы обработки «Выгрузка данных в бухгалтерскую программу». Рассмотрим ее реквизиты.

Реквизит «Организация».

Здесь необходимо указать ту организацию, данные которой выгружаются в бухгалтерскую программу. Очень важно, чтобы реквизиты этой организации полностью совпадали в обеих программах. То есть в программе 1С Зарплата и управление персоналом и 1С Бухгалтерия 8. В противном случае в бухгалтерской программе может быть создана новая организация.

Гиперссылка «Используется программа бухучета …».

Эта ссылка расположена сразу под реквизитом «Организация». Щелчок по ней открывает форму «Настройка программы» на закладке «Бухучет зарплаты». Если в программе ведется однофирменный учет, то на этой закладке указывается используемая в организации программа бухгалтерского учета.

Чуть ниже следует указать режим выгрузки проводок: с детализацией по сотрудникам или сводно по сотрудникам.

Если в информационной базе ведется многофирменный учет, то на закладке надо перечислить все организации и программы бухгалтерского учета, которые в них используются. В табличной части этой формы для каждой организации указывается режим выгрузки проводок в бухгалтерскую программу.

Часто бухгалтера (расчетчики) пытаются выгружать данные с детализацией по сотрудникам. Как правило, никаких обоснований, кроме аргумента типа «мне надо, чтобы в бухгалтерской программе» были все данные по сотрудникам, не приводится.

Такая позиция определяется двумя причинами. С одной стороны бухгалтер просто боится потерять нужную информацию и на всякий случай выгружает все, что выгружается. С другой – это просто не достаточное знание логики взаимодействия программ 1С Зарплата и управление персоналом 8 и 1С Бухгалтерия 8 или ей подобной.

Отметим, в большинстве случаев нет никакой необходимости производить выгрузку данных с детализацией по сотрудникам. Давайте сделаем простой расчет.

Ежемесячно в простейшей ситуации на каждого сотрудника программа делает по 7 проводок. Если в организации 100 человек, то ежемесячно вы будете выгружать по 700 проводок. Как правило, кроме оклада у сотрудников имеется много других видов расчетов: отпуска, больничные, премии, надбавки и т.д. и т.п. Кроме того, кроме проводок могут выгружаться соответствующие регистры сведений и накоплений.

Спрашивается, зачем ежемесячно загружать бухгалтерскую программу лишней информацией. Ведь, при подготовке регламентных отчетов, если что-то не пойдет в части расчетов заработной платы, то бухгалтер легко определит, откуда растут уши. Дает указание расчетчику. Он находит ошибки, исправляет их и заново и обновленные данные снова загружает в бухгалтерскую программу.

К сожалению, есть случаи, когда невозможно обойтись без детализированной выгрузки. Очевидно, это решение должно быть обоснованным. Об этом чуть ниже.

Реквизит «Период с».

В общем случае период выгрузки может быть произвольным. Но так как бухгалтер вынужден ежемесячно выполнять закрытие месяца, то и выгрузку данных необходимо выполнять ежемесячно.

Обращайте внимание на следующий очень важный момент. В файл выгрузки попадают те документы, дата которых принадлежит выгружаемому периоду. Например, документ «Отражение зарплаты в регламентируемом учете» за март оформлен датой от 1 апреля. В этом случае он не попадет в файл выгрузки.

Реквизит «Файл данных».

Выгрузка происходит в формате xml. Поэтому формат файла изменять нельзя, а вот имя можно дать любое и разместить его можно в любом удобном вам месте.

Раздел «Выгружаемые объекты».

В разделе «Выгружаемые объекты» указываются объекты (документы и регистры), которые необходимо выгрузить в бухгалтерскую программу.

Флаг «Отражение зарплаты в регламентированном учете».

Если флаг установлен, то в программу 1С Бухгалтерия 8 будут выгружаться одноименные документы «Отражение зарплаты в регламентированном учете». Разумеется, что в программе 1С Зарплата и управление персоналом 8 такие документы необходимо создавать в конце каждого месяца после выполнения всех расчетов. Выплата зарплаты к данному документу никакого отношения не имеет.

Документы «Отражение зарплаты в регламентированном учете» формируют бухгалтерские проводки и записи в налоговом учете. Их надо ежемесячно выгружать в программу бухгалтерского учета.

Флаг «Данные учета по НДФЛ и страховым взносам».

Если флаг установлен, то в программу 1С Бухгалтерия 8 будет выгружены следующие документы.

• Документы «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН». Не сам документ, а данные из него в документ «Ввод доходов, НДФ и налогов (взносов) с ФОТ».
• Регистры сведений: «Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ)», «Применение вычетов (НДФЛ)» и «Стандартные вычеты физических лиц по НДФЛ», «Стандартные вычеты физических лиц на детей».
• Регистры накоплений: «НДФЛ сведения о доходах», «НДФЛ расчеты с бюджетом», «НДФЛ имущественные вычеты», «Страховые взносы исчисленные», «Учет доходов для исчисления страховых взносов», «ЕСН Исчисленный», «ЕСН Сведения о доходах».

В текущей работе документ «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН» используется редко. Он предназначен для корректировки вручную данных учета по НДФЛ, страховым взносам (до 2010 года - ЕСН) и пособий по социальному страхованию. Может использоваться для ввода начальных остатков и для восстановления учета при внедрении программы.

Если в программе 1С Зарплата и управление персоналом 8 оформлен документ «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН», то данные из него переносятся в его бухгалтерский аналог документ «Ввод доходов, НДФ и налогов (взносов) с ФОТ».

Но даже, если такой документ не оформлялся в программе 1С Зарплата и управление персоналом 8, то в документ «Ввод доходов, НДФ и налогов (взносов) с ФОТ» переносятся данные из регистров накоплений.

По записям в регистре накоплений «НДФЛ имущественные вычеты» с видом движения «Приход» в бухгалтерской программе создается документ «Подтверждение права на имущественный вычет».

Флаг «Данные учета по НДФЛ и страховым взносам» следует устанавливать в тех случаях, когда бухгалтер желает у себя в программе 1С Бухгалтерия 8 формировать регламентированный отчет «Справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС».

Но делать это не обязательно, так как программа 1С Зарплата и управление персонала позволяет формировать эти справки.

Флаг «Данные учета пособий по социальному страхованию».

Если флаг установлен, то в программу 1С Бухгалтерия 8 будет выгружены следующие документы.

• Документы «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН» с соответствующими данными учета, дата которых попадает в указанный период.
• Регистр сведений: «Заработки получателей пособия по уходу за ребенком до полутора лет»,
• Регистры накоплений: «Пособия по уходу за ребенком до полутора лет» и «Пособия социальному страхованию», введенные за указанный период.

Данные регистров будут перенесены в документ «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН».

Флаг «Данные учета пособий по социальному страхованию» следует устанавливать в тех случаях, когда бухгалтер желает у себя в программе 1С Бухгалтерия 8 формировать регламентированный отчет в ФСС.

Но делать это не обязательно, так как программа 1С Зарплата и управление персонала позволяет формировать эти отчеты.

Флаг «Кассовые документы».

Если флаг установлен, то в программу 1С Бухгалтерия 8 будет выгружены следующие документы.

• Установлен флаг «Все документы»: «Зарплата к выплате организации», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Платежное поручение исходящее», «Депонирование организаций», «Списание депонентов в доходы организаций».
• Установлен флаг «Только депонирование»: «Зарплата к выплате организации», «Депонирование организаций», «Списание депонентов в доходы организаций».

Обычно с этим флагом больше всего возникает вопросов.

Если за указанный период имеется хотя бы один документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы сотруднику», то обработка откажется выгружать сводные данные.

В этом случае надо или установить выгрузку с детализацией по сотрудникам, либо отказаться от переноса множества расходных ордеров в бухгалтерскую программу.

2. Способы выплаты зарплаты

В документе «Зарплата к выплате организаций» способ выплаты может принимать одно из двух значений: Через кассу или Через банк. Кажется, что все очень просто. Но ситуация усложняется тем, что каждый из этих способов неявно разделяется еще на два способа.

Через банк: Есть зарплатный проект.

Самый простой вариант, когда в организации есть зарплатный проект и лицевые счета всех сотрудников открыты в одном банке. В этом случае в идеале оформляется всего один документ «Платежное поручение исходящее». Он в качестве кассового документа выгружается в бухгалтерскую программу. Выгружается и документ «Зарплата к выплате организаций».

На основании этих документов в программе 1С Бухгалтерия 8 оформляется документ «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление заработной платы».

В программе 1С Зарплата и управление персоналом 8 процедура выплаты зарплаты через банк при наличии зарплатного проекта достаточно хорошо автоматизирована.

Для подобного варианта нет никакой необходимости выгружать данные с детализаций по сотрудникам. Целесообразно выгружать сводно по сотрудникам.

Документ «Платежное поручение исходящее» из программы 1С Зарплата и управление персоналом 8 при проведении никаких проводок и записей в регистрах не делает.

Проводить его надо только в том случае, если мы желаем его выгрузить в программу бухгалтерского учета. В этом случае целесообразно согласовать номер документа с бухгалтерией.

Факт зачисления денежных средств на лицевые счета сотрудников в программе 1С Зарплата и управление персоналом 8 регистрируется документом «Выписка банка на перечисление зарплаты» на основании документа «Платежное поручение исходящее».

Через банк: Лицевые счета в разных банках.

Сотрудники имеют право самостоятельно открывать лицевые счета в тех банках, которые им нравятся. В результате бухгалтер вынужден будет перечислять зарплату сотрудников в разные банки. Для бухгалтера это очень трудоемкая работа.

К сожалению, в программе 1С Зарплата и управление персоналом 8 такой вариант автоматизирован в недостаточной степени. Кроме того, не очевидны операции, которые надо сделать. В статье подробно описана технология перечисления зарплаты на каждого сотрудника в его банк.

Для организации подобной работы расчетчику придется документ «Зарплата к выплате организаций» формировать для каждого сотрудника. Объясняется это тем, что в этом документе можно указать только один банк для перечисления зарплаты.

Для подобного варианта данные надо выгружать с детализаций по сотрудникам. В остальном сказанное применительно к зарплатному проекту относится и к данному варианту.

Через кассу: РКО с операцией «Выплата заработной платы по ведомостям».

На основании документа «Зарплата к выплате организаций» со способом выплаты через кассу вводится документ «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы по ведомостям». Другими словами на платежную ведомость, содержащую в общем случае более одного сотрудника, выписывается один документ «Расходный кассовый ордер».

При выплате зарплаты через кассу это наиболее подходящий и простой вариант. При таком варианте целесообразно данные выгружать сводно по сотрудникам.

Документы вида «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы по ведомостям» регистрируют факты выплаты заработной платы сотрудникам через кассу в программе 1С Зарплата и управление персоналом 8.

Удобнее данные ордера все-таки выгружать в бухгалтерскую программу. Если не желаете их выгружать, то можно отменить их проведение перед выгрузкой. Но в этом случае вы обязательно наткнетесь на неприятности. Почему?

• Во-первых, после выгрузки вам снова надо провести расходные ордера. Иначе программа 1С Зарплата и управление персоналом будет полагать, что начисленная зарплата не выплачена сотрудникам.
• Во-вторых, вполне вероятно, что в регламентных целях вам иногда потребуется выгружать данные за предшествующие месяцы. Если вы снова пред этим не отмените проведение расходных ордеров, то они перенесутся в бухгалтерскую зарплату. В результате у вас может быть зафиксирована в бухгалтерии, как минимум, двойная выплата.

Через кассу: РКО с операцией «Выплата заработной платы работнику».

Предыдущий вариант может не устраивать некоторые организации. Дело в том, что при выплате зарплаты по ведомости сотрудники видят зарплату других своих коллег. Чтобы избежать этой ситуации приходится зарплату выплачивать индивидуальными кассовыми ордерами. Точнее документами «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы работнику».

Программа позволяет автоматически сформировать кассовые ордера по документу «Зарплата к выплате организаций».

Если в программе оформлен хоть один «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы работнику», то выгрузку придется делать с детализацией по сотрудникам.

При необходимости обойти детализацию можно следующем приемом. В программе 1С Зарплата и управление персоналом 8 выписываем индивидуальные РКО. Перед выгрузкой данных отмените проведение документов «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы работнику». Распечатайте их и передайте их в кассу.

В этом случае при установленном флаге «Кассовые документы – Все документы» расходные ордера не будут выгружаться. Но выгрузятся документы вида «Зарплата к выплате организаций». На основании этих документов в программе бухгалтерского учета создайте документы «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы по ведомостям».