Увольнение по скорбным обстоятельствам (Начало)

Работодатели иногда вынуждены оформлять прекращение трудовых отношений с умершими работниками, а также рассчитываться с их родственниками. Поскольку случай это нечастый, то многие из них сталкиваются с ним впервые. Правильное же оформление документов прекращения трудовых отношений и расчетов в такой ситуации позволит избежать как конфликтов с родственниками умершего по имущественным вопросам, так и претензий контролирующих органов при проверке. Налоговики и страховщики не оставят без внимания такое событие, так как начисление последних выплат, осуществляемых родственникам скончавшегося, влечет за собой обязанность по исчислению налогов и страховых взносов.

Смерть работника может наступить в результате несчастного случая на производстве, а может быть и не связана с ним. От обстоятельств наступления смерти зависит порядок оформления документов и количество полагающихся работнику выплат. Мы же обратимся к ситуации, когда смерть сотрудника произошла естественным образом и никак не связана с несчастным случаем.

Прекращение трудовых отношений

Трудовой договор в связи со смертью работника подлежит прекращению (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Поэтому сначала следует оформить кадровую документацию. Порядок действий работодателя в этом случае следующий. Издается приказ о прекращении трудового договора. На основании этого приказа вносятся записи в трудовую книжку работника о прекращении с ним трудового договора и в его личную карточку.

Информация о смерти работника может поступить от разных источников: от родственников умершего, из больницы или милиции. Наконец, работник может умереть и на работе. Факт смерти, будучи актом гражданского состояния, в соответствии с п. 1 ст. 47 ГК РФ и п. 2 ст. 3 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", подлежит государственной регистрации. Основанием для ее регистрации является документ о смерти, выданный медицинской организацией или частнопрактикующим врачом по установленной форме (ст. 64 Закона N 143-ФЗ). На основании записи акта о смерти выдается свидетельство о смерти по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 06.07.1998 N 709. Именно свидетельство о смерти является документом, подтверждающим обоснованность увольнения работника по данному основанию. Поэтому оформить прекращение трудового договора можно только тогда, когда работодателю представят данное свидетельство. Без свидетельства о смерти работника оформлять прекращение с ним трудового договора несколько некорректно.

По общему правилу днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника (абз. 3 ст. 84.1 ТК РФ). В случае смерти не имеет значения, трудился сотрудник в этот день или нет. Например, если работник умер 28 февраля (понедельник), а последним днем работы было 25 февраля (пятница), то датой увольнения следует считать 28 февраля. Таким образом, днем увольнения является дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти. Этой же датой прекращаются трудовые отношения с работником, если он умер в выходной или нерабочий праздничный день.

При указании же в приказе о расторжении трудового договора в качестве даты увольнения последнего дня работы, предшествующего смерти, может возникнуть спор с территориальным отделением ФСС РФ по поводу социальной выплаты на погребение (ст. 1.4 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ "О погребении и похоронном деле"), выплачиваемой за счет средств фонда (подробнее см. ниже). При таком оформлении умерший в день смерти не является уже работником. Поэтому пособие на погребение, на взгляд работников ФСС РФ, надлежит выплатить органу социальной защиты населения по месту жительства работника (абз. 4 п. 2 ст. 10 Закона N 8-ФЗ).

Так, организации, которой на основании свидетельства о смерти было вынесено распоряжение о прекращении действия трудового договора в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ в последний день работы умершего сотрудника, пришлось доказывать правомерность произведенной выплаты за счет средств ФСС РФ в арбитражном суде. Судьи ФАС Западно-Сибирского округа отклонили довод фонда о ненадлежащем заполнении обществом трудовой книжки относительно применения терминологии согласно п. 6 ч. 1 ст. 83, п. 10 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При этом они указали, что поскольку прекращение трудового договора являлось следствием смерти работника, то работодателем обоснованно признан днем прекращения договора последний день работы, предшествующий смерти работника. Факт наступления страхового события, послужившего основанием для выплаты пособия на погребение, признан ими доказанным (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.10.2009 по делу N А27-2073/2009).

Если сотрудник умер в рабочий день, то в табеле учета рабочего времени логично отразить его отсутствие на работе. Однако в условных обозначениях, применяемых для заполнения форм N N Т-12 и Т-13 (утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 1), отсутствуют указания, какой код следует проставить в этом случае. Из предлагаемых в большей степени подходит буквенный код НН ("Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)"), которому соответствует цифровой код 30.

Как было сказано выше, приказ об увольнении умершего работника издается на основании свидетельства о смерти. Поэтому дата его издания будет совпадать с датой появления у работодателя данного свидетельства, даже в том случае, когда свидетельство было представлено родственниками умершего с большим опозданием.

Приказ составляется по форме N Т-8 (утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 1). В приказе в качестве основания прекращения трудового договора указывается смерть работника со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ. А в качестве документа, на основании которого издается приказ, указывается номер и дата свидетельства о смерти, выданного органами ЗАГС.

В форме N Т-8 имеется строка "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен", в которой увольняемый сотрудник должен проставить подпись и дату. Она в этом случае остается незаполненной. Знакомить с приказом под роспись родственников умершего по закону не требуется, хотя если работодатель это сделает, то ничего страшного не случится.

Фрагмент приказа приведен в образце 1.

Запись о прекращении трудового договора с умершим сотрудником вносится в его трудовую книжку. В графе 2 указывается дата смерти работника, а в графе 3 отмечается, что договор прекращен в связи со смертью работника на основании п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). При этом следует писать именно о прекращении договора, а не об увольнении сотрудника (п. 17 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), п. 5.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69)). Внесенную запись необходимо заверить печатью организации.

Образец заполнения трудовой книжки приведен в образце 2.

Записи, внесенные в трудовую книжку работника за время его работы в организации, как известно, подлежат заверению подписью работника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Понятно, что свою подпись умерший поставить не может. Просить же сделать это его родственников нет необходимости.

В случае смерти работника трудовую книжку после внесения в нее записи о прекращении трудового договора надлежит выдать на руки одному из его родственников под расписку (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек). К таковым относятся: супруг, родители, дети, внуки, братья, сестры (ст. 14 Семейного кодекса РФ и ст. 5 Уголовно-процессуального кодекса РФ). Возможный вариант расписки в получении трудовой книжки приведен в образце 3.

Расписка в получении трудовой книжки

Я, Шутов Виктор Ильич (паспорт серия 46 03 N 569027, выдан Истринским УВД Московской области 31.10.2003, зарегистрирован по адресу: г. Истра Московской области, ул. Босова, д. 17, кв. 75), получил в ООО "Альбатрос" трудовую книжку жены, Шутовой Валентины Андреевны.

Претензий к оформлению трудовой книжки не имею.

При этом родственник обязан представить паспорт и документ, подтверждающий родство с умершим:

- свидетельство о браке - для супругов;

- свидетельство о рождении - для детей, родителей, братьев или сестер.

Работник отдела кадров должен заверить копии всех представленных документов и подшить в личное дело работника.

В книге учета и движения трудовых книжек (форма утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) необходимо сделать запись - кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка. А обратившийся за выдачей родственник умершего работника должен расписаться в ее получении.

Если родственники не имеют возможности забрать трудовую книжку в организации, то документ можно выслать по почте. Но осуществляется это при условии, что родственник направит работодателю письменное заявление (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Трудовую книжку пересылают ценным письмом с описью вложения с уведомлением о вручении адресату. Это послужит подтверждением отправления трудовой книжки и ее получения. При этом в книге учета и движения трудовых книжек указывают реквизиты почтовой квитанции.

Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения его родственником (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Поскольку трудовые книжки отнесены к подлинным личным документам, то при их невостребовании они подлежат хранению 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Запись о прекращении трудового договора в связи со смертью работника на основании упомянутого п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ следует внести и в личную карточку сотрудника (форма N Т-2, утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 1). Сведения отражаются в разд. XI формы. При этом строка "Работник (личная подпись)" не заполняется.

В личной карточке умершего работника можно сделать также отметку об отправке трудовой книжки по почте со ссылкой на почтовую квитанцию.

Фрагмент заполнения личной карточки приведен в образце 4.

Окончательный расчет

Причитающиеся к выплате средства складываются из двух сумм, разных по своей природе:

- денежные средства, полагающиеся самому работнику, которые выплачивались бы ему в случае обычного увольнения;

- суммы, полагающиеся родственникам умершего (иным лицам) в связи с его смертью.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выплатить все причитающиеся работнику суммы на день прекращения трудовых отношений (ст. 140 ТК РФ):

- заработную плату, не полученную до дня смерти работника (включая премии, доплаты и компенсации);

- компенсацию за неиспользованный отпуск, -

а также иные суммы (не зарплатные), выплата которых также обусловлена трудовым договором с умершим. Таковыми могут быть:

- не полученное работником ко дню смерти пособие по временной нетрудоспособности (п. 5 ст. 15 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ);

- доплата до среднего заработка при болезни;

- компенсация за использование личного имущества в служебных целях и др.

Отметим, что если умерший отгулял отпуск авансом до окончания того рабочего года, за который он был предоставлен, то удержать выплаченные отпускные за неотработанные дни работодатель не вправе (ст. 137 ТК РФ).

Заработная плата, не полученная до дня смерти работника, выдается членам его семьи либо лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ). Ее выдача и всех остальных причитающихся умершему работнику сумм (компенсация за неиспользованные дни отпуска и т.д.) производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю:

- письменного заявления о выплате причитающихся работнику сумм;

- свидетельства о смерти работника;

- документа, удостоверяющего личность заявителя, а также

- документа, подтверждающего факт родства с работником (если документ, удостоверяющий личность, не содержит необходимой информации).

Заявление от получателя на выдачу денег в случае спора может подтвердить не только факт выплаты, но и дату обращения за причитающимися средствами, что дополнительно обезопасит работодателя от претензий обратившихся родственников за задержку выплат.

Для учета и расчета всех причитающихся умершему и выплачиваемых его близким сумм желательно составить записку-расчет по унифицированной форме Т-61 (утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 1).

Заработная плата умершего работника начисляется на основании табеля учета рабочего времени и выплачивается за фактически отработанное сотрудником время. Ее начисление оформляют проводкой:

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 70

- начислена заработная плата за отработанные дни.

Такая же проводка используется и при начислении компенсации за неиспользованный отпуск:

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 70

- начислена компенсация за неиспользованный отпуск.

В расчетно-платежной (платежной) ведомости на зарплату (форма Т-49 или Т-51 в зависимости от принятой в организации формы) надлежит указать данные работника (должность, табельный номер и т.п.), в графе же "Деньги получил" следует расписаться их получателю.

Можно перечислить деньги на банковский счет их получателя по указанным им реквизитам.

При задержке выплаты родственникам умершего денег, причитающихся работнику, они могут обратиться в трудовую инспекцию. А та в свою очередь может потребовать от работодателя начислить проценты в размере 1/300 ставки рефинансирования Банка России на всю задержанную сумму за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).

Причитающиеся к выплате суммы, как и в случае выплаты заработной платы, находятся в кассе организации не более трех рабочих дней (п. 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18). После этого невостребованные суммы подлежат депонированию. При депонировании не полученных своевременно сумм в платежной (расчетно-платежной) ведомости напротив фамилии работника ставится штамп или делается отметка от руки "Депонировано". В конце ведомости необходимо сделать запись о подлежащих депонированию суммах. При этом составляется реестр депонированных сумм (в нем необходимо указать табельный номер работника, его Ф.И.О., депонированную сумму). Сами же депонированные суммы подлежат сдаче в банк. На сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер (п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

По истечении 4 месяцев для предъявления требований о выплате денег, причитающихся умершему, они будут включены в состав наследства (п. п. 2, 3 ст. 1183 ГК РФ).

Если работник умер, находясь на больничном, то работодатель обязан рассчитать пособие по временной нетрудоспособности за все дни болезни. Для назначения и выплаты данного пособия необходим листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией (п. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ). При заполнении больничного листа в этом случае в строку "Приступить к работе" должна быть внесена запись "Умер" с указанием даты смерти (п. 60 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514).

Начиная с 1 января 2011 г. пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности (п. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ), то есть за 2009 и 2010 гг. В расчетный период включается и время работы у другого работодателя.

В средний заработок за 2010 г., исходя из которого исчисляется пособие по временной нетрудоспособности, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые в прошлом году были начислены страховые взносы в ФСС РФ в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (п. 2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). Напомним, что в 2010 г. база для начисления страховых взносов в отношении каждого физического лица была установлена в сумме, не превышающей 415 000 руб. нарастающим итогом с начала расчетного периода. С сумм выплат и иных вознаграждений в пользу физического лица, превышающих это значение, страховые взносы не взимались (п. 4 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).

За период до 1 января 2010 г. в средний заработок (за 2009 г.) для исчисления пособий по временной нетрудоспособности включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начисляются страховые взносы в ФСС РФ в соответствии с Законом N 212-ФЗ. При этом общая их сумма не должна превышать предельную величину базы для начисления страховых взносов в фонд, установленную в 2010 г. (ст. 2 Федерального закона от 08.12.2010 N 343-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"), то есть упомянутые 415 000 руб.

Для расчета среднедневного заработка сумма начисленных выплат делится на 730 календарных дней. При этом периоды временной нетрудоспособности, отпусков и перерывов в работе не уменьшают это количество календарных дней.

Пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня временной нетрудоспособности выплачивается за счет средств страхователя, а за остальной период болезни, начиная с 4-го дня временной нетрудоспособности, - за счет средств бюджета Фонда социального страхования РФ (п. 2 ст. 3 Закона N 255-ФЗ).

Начисление обеих частей пособия оформляется следующими проводками:

Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 70

- начислено пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое за счет работодателя;

Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФСС РФ", Кредит 70

- начислено пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое за счет средств фонда.

Суммы, полагающиеся родственникам умершего (иным лицам) в связи с его смертью, составляют:

- социальное пособие на погребение, если родственник или иное лицо захоронили умершего за свой счет и обратились к работодателю с заявлением о выплате пособия;

- материальная помощь родственникам умершего, если это предусмотрено в коллективном договоре или локальном нормативном акте или если руководитель принял решение о такой выплате семье умершего.

Социальное пособие на погребение, как было сказано выше, выплачивается за счет ФСС РФ. Размер пособия равен стоимости похоронных услуг, но в любом случае не может превышать 4000 руб. (в местностях, где применяется районный коэффициент, указанный максимум пособия увеличивается на этот коэффициент). Данная сумма была установлена с 1 января 2009 г. Она при этом подлежит последующей индексации исходя из прогнозируемого уровня инфляции, установленного федеральным законом о федеральном бюджете на очередной финансовый год и плановый период (п. 1 ст. 10 Закона N 8-ФЗ).

Правительство РФ в Постановлении от 12.10.2010 N 813 определило, что такая индексация:

- предельного размера стоимости услуг, предоставляемых согласно гарантированному перечню услуг по погребению, подлежащей возмещению специализированной службе по вопросам похоронного дела, а также

- предельного размера социального пособия на погребение -

должна осуществляться начиная с 2011 г.

Статьей 10 Федерального закона от 13.12.2010 N 357-ФЗ "О федеральном бюджете на 2011 год и на плановый период 2012 и 2013 годов" предусмотрен размер индексации 1,065:

- государственных пособий гражданам, имеющим детей;

- ежегодной денежной выплаты гражданам, награжденным знаком "Почетный донор СССР" или "Почетный донор России";

- сумм, выплачиваемых по денежному обязательству непосредственно на содержание гражданина в возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, на основании судебного акта, предусматривающего взыскание за счет средств федерального бюджета.

Социального пособия на погребение в Законе N 357-ФЗ среди индексируемых, к сожалению, не оказалось.

Пособие на погребение выплачивается при обращении за ним в течение шести месяцев со дня смерти (п. 3 ст. 10 Закона N 8-ФЗ).

Обратиться к работодателю скончавшегося сотрудника за пособием на погребение может не только супруг, близкий родственник, законный его представитель, но и иное лицо, взявшее на себя обязанность осуществить погребение умершего (п. 1 ст. 10 Закона N 8-ФЗ, п. 82 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утв. Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81).

Для оформления этого пособия обратившийся должен представить:

- заявление на выплату пособия;

- справку о смерти из органов ЗАГС (форма N 33, утв. Постановлением Правительства РФ от 31.10.1998 N 1274);

- счет на оплату похоронных услуг;

- документ (платежное поручение или квитанцию к приходному ордеру), подтверждающий оплату похоронных услуг.

При этом оригинал справки о смерти остается у работодателя.

Социальное пособие на погребение работодателю надлежит выплатить в день обращения (п. 2 ст. 10 Закона N 8-ФЗ).

Пособие не выплачивается, если родственник умершего работника воспользовался бесплатными услугами по погребению (п. 5 ст. 9 Закона N 8-ФЗ). В этом случае работодатель оплачивает услуги ритуальной службы по погребению (п. 11 Временного порядка обеспечения социальным пособием на погребение, возмещения стоимости гарантированного перечня услуг по погребению и учета расходования средств социального страхования на эти цели, утв. Постановлением ФСС РФ от 22.02.1996 N 16). Перечень гарантированных услуг приведен в п. 1 ст. 9 Закона N 8-ФЗ.

Возмещению подлежит стоимость услуг, не превышающая 4000 руб., которая корректируется с учетом районных коэффициентов (п. 3 ст. 9 Закона N 8-ФЗ).

Возместить специализированной службе стоимость ритуальных услуг работодатель обязан, если со дня смерти работника прошло не более шести месяцев, в десятидневный срок со дня получения справки о смерти и соответствующего счета (абз. 9 п. 3 ст. 9 Закона N 8-ФЗ, п. п. 10, 12 Временного порядка).

Поскольку пособие на погребение выплачивается за счет ФСС РФ, то его начисление сопровождается проводкой:

Дебет 69, субсчет "Расчеты с ФСС РФ", Кредит 76

- начислено социальное пособие на погребение.

Если коллективным договором (иным локальным актом) предусмотрена выплата материальной помощи родственникам умершего работника, то для ее оказания потребуется письменное заявление от получателя. На основании этого заявления издается приказ о выплате материальной помощи.

Если сумма материальной помощи родственникам умершего работника отнесена на расходы текущего периода, то ее начисление отражают записью:

Дебет 91-2 Кредит 76

- начислена материальная помощь родственнику умершего работника.

В случае же выплаты материальной помощи за счет нераспределенной прибыли прошлых лет вместо счета 91-2 используется счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".

(Окончание см. "Практический бухгалтерский учет", 2011, N 4)