Отпускные работнику нужно выплатить, чтобы деньги он получил не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (статьи 14, 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Ст. 123 Трудового кодекса РФ закреплена необходимость утверждения графика отпусков максимум за две недели до года, в отношении которого он составляется.
Шаблон компания вправе разработать самостоятельно. Если не хотите разрабатывать документ сами, используйте унифицированную форму графика отпусков на 2021 год на бланке Т-7 из Постановления от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
От формы графика отпусков зависит, нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отпусков приказом не нужно.
Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Чтобы внести изменения в такой график отпусков, понадобится приказ о внесении изменений в график.
График хранят в течение года по окончании действия (п. 8.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Так, с резолюцией руководителя от 17.12.2020, документ закончит действие 31.12.2021, следовательно, он должен храниться весь 2022 год. (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Если не сохранить график, то будет предупреждение или штраф на должностных лиц - 1000-5000 руб.; на индивидуальных предпринимателей - 1000-5000 руб.; на юридических лиц - 30 000-50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
Закон не запрещает менять даты отпуска, после того как утвержден график отпусков. Поэтому сотрудник может в любой момент попросить отпустить его отдыхать раньше времени. Вот алгоритм действий на случай, если вас завалили такими заявлениями.
1. Проверьте заявление, которое принес сотрудник. В нем должны стоять резолюция и подпись руководителя.
2. Оформите приказ о переносе отпуска в произвольной форме и приказ о предоставлении отпуска на бланке № Т-6.
3. Внесите новые даты в график отпусков и личную карточку работника.
4. В табеле учета рабочего времени дни отпуска отметьте кодом «ОТ», если он основной, или кодом «ОД», если дополнительный.
-----------
График отпусков - Главная книга (23.01.2020)
Страховые взносы нужно начислить в месяце выплаты отпускных, а уплатить их не позднее 15-го числа следующего месяца. (п. 3 ст. 431, п. 7 ст. 6.1 НК РФ)
Страховые взносы нужно включить в отчетность по страховым взносам за тот квартал в котором производились выплаты. (Письмо Минтруда от 17.06.2015 № 17-4/В-298) ***
НДФЛ должен быть уплачен в бюджет не позднее последнего дня месяца в котором были выплачены отпускные (п. 6 ст. 226, подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ; Письма Минфина от 10.04.2015 № 03-04-06/20406; ФНС от 24.10.2013 № БС-4-11/190790).
Отпускные безопаснее включать в расходы по налогу на прибыль в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени их выплаты сотруднику. Например, если отпуск с 1 июля 2017 г., то отпускные, выплаченные в июне (во II квартале), лучше включить в расходы по налогу на прибыль в III квартале. Это позиция Минфина (Письма Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147, от 12.05.2015 № 03-03-06/27129).
И поэтому, если вы включите отпускные в расходы на дату их начисления, возможен спор с проверяющими (п. 4 ст. 272, п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ).
Страховые взносы, начисленные на отпускные, признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, в периоде их начисления (подп. 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 09.06.2014 № 03-03-РЗ/27643).
Если начало отпуска приходится на первые дни месяца - ГЛАВНАЯ КНИГА ***
Как начислить оплату основного ежегодного отпуска, начинающегося с первого числа месяца, в программе «1С:ЗУП» (ред. 3)? ***
Отпуск с 1 числа месяца в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1 ***
Ежегодный оплачиваемый отпуск - отражение в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»
Планирование отпусков в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"
Переходный отпуск - учет и налогообложение
Учет "переходящих" отпусков в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" (27.01.2009)
ЗУП 3.1 Раздел 1 6-НДФЛ отпуск с начала месяца